Mae Canolfan Ragoriaeth Microsoft 365 GIG Cymru, mewn cytundeb â Byrddau Iechyd Cymru, Awdurdodau Iechyd Arbennig ac Ymddiriedolaethau’r GIG, yn defnyddio system adolygu ar gyfer unrhyw un sy’n defnyddio gwasanaethau Microsoft 365 GIG Cymru fel defnyddiwr gwadd.
Beth yw defnyddiwr gwadd?
Rhywun sy'n cael mynediad gan sefydliad allanol (e.e, nad oes ganddo gyfeiriad e-bost @wales.nhs.uk) i gydweithio â staff GIG Cymru ar draws adnoddau Microsoft 365 megis Microsoft Teams, Dangosfyrddau Microsoft PowerBI neu Microsoft SharePoint (dogfennau).
Pam ydw i wedi derbyn e-bost yn gofyn i mi adolygu fy mynediad?
Rydych wedi cael mynediad at blatfform M365 GIG Cymru fel defnyddiwr gwadd ac felly bydd gofyn i chi gadarnhau eich angen parhaus am fynediad. Mae rhywun yn GIG Cymru o Fwrdd Iechyd, Ymddiriedolaeth neu Awdurdod Arbennig wedi eich gwahodd i gydweithio drwy’r cymwysiadau uchod neu i weld dogfennau/gwybodaeth/data yn system GIG Cymru. Maen nhw'n cael eu hadnabod fel eich Noddwr.
Pam ddylwn i ymddiried yn yr e-bost?
Byddwch wedi derbyn yr e-bost o gyfeiriad e-bost swyddogol Microsoft (MSSecurity-noreply@microsoft.com) a bydd yn edrych fel hyn:
Gallwch gael rhagor o wybodaeth am adolygu eich mynediad eich hun trwy'r dudalen gymorth hon gan Microsoft: Adolygwch eich mynediad eich hun trwy ddefnyddio Fy Mynediad
Bydd yr e-bost hefyd yn cynnwys logo GIG Cymru a neges yn gofyn i chi ymweld â'r URL ar gyfer y dudalen wybodaeth hon ar wefan GIG Cymru.
Pan fyddwch yn clicio ar y botwm “Review access”, bydd yn eich annog i fewngofnodi i blatfform M365 GIG Cymru i gwblhau eich adolygiad.
Beth sy'n digwydd yn y broses adolygu?
Byddwch yn derbyn e-bost bob 90 diwrnod i gadarnhau eich bod angen mynediad o hyd at blatfform M365 GIG Cymru, gan gynnwys amserlen i gwblhau’r adolygiad. Bydd botwm adolygu mynediad (“Review access”) yn yr e-bost sy'n agor y dudalen hon:
Cadarnhewch a oes angen mynediad arnoch o hyd gyda “yes” neu “no”.
Beth fydd yn digwydd os byddaf yn cadarnhau bod angen mynediad arnaf?
Os byddwch yn dewis “yes”, byddai eich mynediad yn parhau heb ei effeithio, a gallwch barhau i gydweithio â'ch Noddwr neu weld gwybodaeth a rennir.
Beth fydd yn digwydd os byddaf yn cadarnhau nad oes angen mynediad arnaf mwyach?
Os byddwch yn ymateb "no", bydd eich cyfrif gwadd yn cael ei analluogi'n awtomatig a'i ddileu'n barhaol 30 diwrnod yn ddiweddarach.
Beth fydd yn digwydd os na fyddaf yn ymateb?
Os na fyddwch yn cwblhau'r adolygiad o fewn yr amserlen a nodir yn yr e-bost gan MSSecurity, bydd eich cyfrif gwadd yn cael ei analluogi'n awtomatig a'i ddileu'n barhaol 30 diwrnod yn ddiweddarach.
Os mai camgymeriad yw hwn a bod angen mynediad defnyddiwr gwadd arnoch, bydd angen i chi gysylltu â'ch Noddwr i gwblhau'r broses wahodd eto. Byddech yn cael cyfrif newydd a byddai angen i'r Noddwr rannu unrhyw adnoddau eto.
Beth ddylwn i ei wneud os bydd gennyf gwestiynau?
Cysylltwch â'ch Noddwr ac os bydd unrhyw broblemau. Bydd angen iddynt gysylltu â'u Tîm TGCh neu Ddigidol GIG lleol am arweiniad.